Waarom een integraal managementmodel voor een advocatenkantoor?

Een advocatenkantoor heeft een bijzondere positie. Het combineert een professionele dienstverlening met juridische, financiële en organisatorische verantwoordelijkheden.

Een kantoor kan bijvoorbeeld een sterke omzetgroei realiseren, terwijl tegelijkertijd:

• de werkdruk bij advocaten toeneemt;
• dossiers onvoldoende worden opgevolgd;
• compliance-risico’s ontstaan;
• deadlines onder druk komen te staan;
• kennis onvoldoende wordt gedeeld;
• processen sterk afhankelijk zijn van individuele medewerkers;
• verbeteracties blijven liggen.

Wanneer deze ontwikkelingen afzonderlijk worden bekeken, ontstaat geen volledig beeld.

M3 brengt deze perspectieven samen.

De zeven M3-domeinen

Het M3-model kan voor een advocatenkantoor worden ingericht rond zeven samenhangende managementgebieden.

1. Performance – Presteren

De vraag is:

Hoe presteert het kantoor?

Mogelijke indicatoren:

• omzet;
• omzet per praktijkgroep;
• omzet per advocaat;
• declarabiliteit;
• gerealiseerde versus begrote omzet;
• openstaande facturen;
• kostenontwikkeling;
• winstgevendheid;
• aantal nieuwe dossiers;
• cliëntenretentie.

Performance gaat echter verder dan financiële resultaten.

Ook kwaliteit, cliënttevredenheid en continuïteit maken onderdeel uit van het prestatiebeeld.

2. Risk – Risicobeheersing

De vraag is:

Welke risico’s bedreigen de continuïteit en kwaliteit van het kantoor?

Denk bijvoorbeeld aan:

• beroepsaansprakelijkheid;
• gemiste termijnen;
• dossierfouten;
• belangenconflicten;
• onvoldoende dossierbeheer;
• cyberrisico’s;
• gegevensbeveiliging;
• financiële risico’s;
• afhankelijkheid van sleutelpersonen;
• reputatierisico’s.

Het M3-model maakt het mogelijk risico’s niet alleen te registreren, maar ook te koppelen aan verantwoordelijkheid, maatregelen en opvolging.

3. Leadership – Leiderschap

Een professioneel kantoor heeft duidelijke leiding nodig.

De centrale vraag:

Hoe wordt het kantoor bestuurd en aangestuurd?

Onderwerpen kunnen zijn:

• strategische doelstellingen;
• verantwoordelijkheden;
• besluitvorming;
• partnerstructuur;
• managementinformatie;
• communicatie;
• opvolging van afspraken;
• ontwikkeling van medewerkers;
• cultuur en professioneel gedrag.

Goed leiderschap betekent niet alleen beslissingen nemen, maar ook zorgen dat beslissingen worden uitgevoerd en geëvalueerd.

4. Improvement – Continu verbeteren

Een kantoor dat alleen reageert op problemen blijft achter de feiten aanlopen.

De vraag binnen M3 is:

Hoe leert en verbetert het kantoor?

Bijvoorbeeld door:

• incidenten te analyseren;
• klachten te evalueren;
• dossierprocessen te verbeteren;
• audits uit te voeren;
• terugkerende fouten te identificeren;
• lessons learned vast te leggen;
• verbeteracties te monitoren.

Een belangrijk principe is:

Een incident is niet alleen een probleem, maar ook managementinformatie.

5. Compliance – Juridische en organisatorische beheersing

Voor een advocatenkantoor is compliance een essentieel onderdeel van goed management.

Het M3-model kan onder meer aandacht geven aan:

• beroepsregels;
• antiwitwasverplichtingen;
• cliëntenonderzoek;
• belangenconflicten;
• privacy en gegevensbescherming;
• informatiebeveiliging;
• personeels- en arbeidsrechtelijke verplichtingen;
• interne procedures;
• documentatie en bewijs van naleving.

Het doel is niet uitsluitend regels naleven, maar aantoonbaar kunnen maken dat het kantoor zijn verplichtingen beheerst.

6. People – Mensen en capaciteit

De kwaliteit van juridische dienstverlening staat of valt met mensen.

Daarom kijkt M3 onder andere naar:

• personeelscapaciteit;
• werkdruk;
• ziekteverzuim;
• personeelsverloop;
• opleiding;
• kennisontwikkeling;
• inzetbaarheid;
• medewerkerstevredenheid;
• opvolgingsplanning;
• afhankelijkheid van individuele medewerkers.

Een stijgende omzet kan bijvoorbeeld positief lijken, maar wanneer de capaciteit niet meegroeit kan dit leiden tot werkdruk, fouten en kwaliteitsrisico’s.

7. Process – Processen

De juridische dienstverlening bestaat uit een groot aantal processen.

Denk aan:

Cliënt → intake → conflictcheck → dossier → planning → juridische behandeling → communicatie → facturatie → afsluiting → archivering

Het M3-model kan deze processen beoordelen op:

• efficiëntie;
• kwaliteit;
• beheersing;
• doorlooptijd;
• verantwoordelijkheden;
• foutgevoeligheid;
• automatisering;
• controlepunten.

Hierdoor wordt zichtbaar waar processen goed functioneren en waar structurele verbetering nodig is.

M3 maakt verbanden zichtbaar

De kracht van het model ligt niet alleen in de afzonderlijke domeinen.

Het gaat juist om de verbinding tussen de domeinen.

Voorbeeld

Performance ↑

Meer dossiers en hogere omzet.

Maar:

People ↓

De werkdruk stijgt.

Daaruit volgt:

Risk ↓

Meer kans op fouten of gemiste deadlines.

En vervolgens:

Compliance ↓

Procedures en controles worden onvoldoende uitgevoerd.

Het M3-model maakt deze keten zichtbaar voordat het probleem zich ontwikkelt tot een ernstig incident.

M3 Dashboard voor het advocatenkantoor

De M3-analyse kan worden vertaald naar een managementdashboard.

Het dashboard kan vervolgens werken met:

Score → Trend → Risico → Actie → Verantwoordelijke → Deadline

Zo wordt managementinformatie gekoppeld aan concrete besluitvorming.

Van meten naar verbeteren

Het M3-model is geen statische checklist.

Het vormt een managementcyclus:

METEN
↓
ANALYSEREN
↓
RISICO’S IDENTIFICEREN
↓
PRIORITEREN
↓
ACTIE
↓
EVALUEREN
↓
VERBETEREN

Daarmee ontstaat een continue feedbacklus voor het kantoor.

Voor wie is het M3-model interessant?

Het M3 Integraal Management Model kan relevant zijn voor:

• advocatenkantoren;
• juridische adviesorganisaties;
• middelgrote en grote kantoren;
• samenwerkingsverbanden van advocaten;
• kantoorbesturen;
• managing partners;
• complianceverantwoordelijken;
• praktijkgroepverantwoordelijken;
• organisaties die hun managementprofessionalisering willen versterken.

Het model kan zowel voor een volledig kantoor als voor één praktijkgroep of afdeling worden toegepast.

M3 als managementinstrument

Het M3-model is bedoeld om management niet te reduceren tot één financieel dashboard of één compliancecheck.

Het brengt verschillende managementvragen samen:

Presteren we goed?

Performance

Welke risico’s lopen we?

Risk

Wordt het kantoor effectief aangestuurd?

Leadership

Leren en verbeteren we?

Improvement

Zijn onze verplichtingen beheerst?

Compliance

Hebben we voldoende mensen en capaciteit?

People

Zijn onze processen effectief en beheerst?

Process

Samen vormen deze perspectieven een integraal managementbeeld van het advocatenkantoor.

Van juridisch vakmanschap naar professioneel kantoorbeheer

Juridische expertise blijft de kern van een advocatenkantoor. Maar professionele juridische dienstverlening vraagt daarnaast om een organisatie die beheerst, inzichtelijk en continu verbeterend wordt aangestuurd.

Het M3 Integraal Management Model biedt daarvoor een praktisch raamwerk.

Niet alleen weten wat er in dossiers gebeurt, maar ook weten hoe de organisatie ervoor staat.

Ontdek het M3 Dashboard

Het M3 Dashboard vertaalt het model naar concrete managementinformatie en maakt zichtbaar waar het kantoor staat, waar risico’s ontstaan en waar actie nodig is.

→ Bekijk het M3 Dashboard voor advocatenkantoren