Van losse managementvraagstukken naar één geheel

Een organisatie functioneert als een samenhangend systeem. Veranderingen binnen één domein kunnen directe of indirecte gevolgen hebben voor andere domeinen.

Het M3-model helpt daarom om managementvraagstukken vanuit meerdere perspectieven te beoordelen.

Het model bestaat uit zes samenhangende pijlers.

1. Mens

De eerste pijler richt zich op de mensen binnen de organisatie.

Onder Mens vallen onder meer:

• HR en personeelsbeleid;
• leiderschap;
• competenties en ontwikkeling;
• welzijn en inzetbaarheid;
• prestaties;
• organisatiecultuur;
• motivatie;
• personeelsplanning;
• verantwoordelijkheid en betrokkenheid.

De centrale vraag is:

Beschikt de organisatie over de juiste mensen, competenties en omstandigheden om haar doelstellingen te realiseren?

Mens is daarmee niet alleen een HR-vraagstuk. Personeelsbeleid heeft ook gevolgen voor productiviteit, kosten, kwaliteit, continuïteit en risico’s.

2. Markt

De tweede pijler richt zich op de externe omgeving waarin de organisatie opereert.

Daarbij gaat het onder meer om:

• klanten;
• producten en diensten;
• marktpositie;
• concurrentie;
• kwaliteit;
• klanttevredenheid;
• commerciële prestaties;
• veranderingen in de omgeving;
• verwachtingen van stakeholders.

De centrale vraag is:

Levert de organisatie waarde voor haar klanten en omgeving en sluit haar strategie aan bij de ontwikkelingen in de markt?

Een organisatie kan intern efficiënt functioneren, maar toch onvoldoende presteren wanneer haar aanbod, positionering of dienstverlening niet aansluit bij de markt.

3. Operatie

De derde pijler richt zich op de manier waarop de organisatie haar activiteiten uitvoert.

Onder Operatie vallen onder meer:

• processen;
• werkmethoden;
• kwaliteit;
• productiviteit;
• efficiëntie;
• capaciteit;
• planning;
• operationele continuïteit;
• procesbeheersing;
• verbetering.

De centrale vraag is:

Zijn de processen zo ingericht dat de organisatie haar doelstellingen effectief, efficiënt en beheerst kan realiseren?

Operationele problemen staan daarbij zelden op zichzelf. Een inefficiënt proces kan bijvoorbeeld leiden tot hogere personeelskosten, lagere klanttevredenheid, meer fouten en verhoogde compliance-risico’s.

4. Finance

De vierde pijler richt zich op financiële prestaties en beheersing.

Daarbij gaat het onder meer om:

• omzet;
• kosten;
• marges;
• rendement;
• budgetten;
• financiële planning;
• cashflow;
• financiële risico’s;
• investeringen;
• waardecreatie.

De centrale vraag is:

Is de organisatie financieel gezond en worden financiële middelen doelmatig en beheerst ingezet?

Binnen M3 wordt Finance niet als een geïsoleerd financieel domein gezien. Financiële resultaten zijn vaak het gevolg van beslissingen over mensen, klanten, processen, risico’s en strategie.

5. Compliance & Risk

De vijfde pijler richt zich op het beheersen van juridische, organisatorische en operationele risico’s.

Daarbij gaat het onder meer om:

• wet- en regelgeving;
• compliance;
• interne beheersing;
• risicoanalyse;
• governance;
• controles;
• verantwoordelijkheden;
• integriteit;
• juridische risico’s;
• reputatierisico’s;
• verantwoord ondernemerschap.

De centrale vraag is:

Weet de organisatie welke risico’s zij loopt en heeft zij passende maatregelen getroffen om deze risico’s te beheersen?

Compliance is binnen M3 geen afzonderlijke controlelaag die pas achteraf naar problemen kijkt. Compliance en risk maken onderdeel uit van de dagelijkse managementbesluitvorming.

6. Leadership & Improvement

De zesde pijler vormt de verbinding tussen de verschillende managementgebieden.

Deze pijler richt zich op:

• besluitvorming;
• verantwoordelijkheid;
• leiderschap;
• monitoring;
• managementinformatie;
• evaluatie;
• continue verbetering;
• strategische ontwikkeling;
• bijsturing.

De centrale vraag is:

Stuurt de organisatie actief op resultaten, risico’s en verbetering?

Hiermee krijgt het management niet alleen inzicht in de huidige situatie, maar ook in de vraag welke acties nodig zijn om de organisatie verder te ontwikkelen.

Het M3-principe

M3 kijkt niet alleen naar wat er binnen een organisatie gebeurt.

Het model stelt bij managementvraagstukken vijf fundamentele vragen:

1. Wat gebeurt er?

Wat is het feitelijke probleem, signaal of resultaat?

2. Waarom gebeurt het?

Welke onderliggende oorzaken verklaren de situatie?

3. Wat zijn de gevolgen en risico’s?

Welke gevolgen heeft de situatie voor mensen, klanten, processen, financiën en organisatiebeheersing?

4. Wie is verantwoordelijk?

Welke verantwoordelijkheid ligt bij management, leidinggevenden, medewerkers of andere betrokkenen?

5. Hoe verbeteren en beheersen we het?

Welke maatregelen zijn nodig om het probleem op te lossen en herhaling te voorkomen?

Door deze vragen met elkaar te verbinden, verschuift management van reactief handelen naar integraal sturen.

Van signaal naar structurele verbetering

M3 werkt met een continue managementcyclus:

Observeren → Analyseren → Beslissen → Uitvoeren → Controleren → Verbeteren

Deze cyclus voorkomt dat management uitsluitend reageert op incidenten.

Een afwijking wordt niet alleen opgelost. De organisatie onderzoekt ook waarom de afwijking is ontstaan, welke risico’s ermee samenhangen en welke structurele verbetering nodig is.

Daarmee wordt een incident een bron van managementinformatie.

Het doel is niet om steeds meer regels, procedures en controles toe te voegen.

Het doel is:

de juiste informatie op het juiste moment gebruiken om betere managementbeslissingen te nemen.

Het M3 Management Dashboard

Het M3-model kan worden vertaald naar een praktisch managementdashboard.

Traditionele dashboards richten zich vaak sterk op financiële KPI’s en operationele resultaten. M3 kijkt breder.

Een integraal managementdashboard kan indicatoren bevatten voor:

• Mens
• Klanten & Markt
• Operatie & Processen
• Finance
• Compliance
• Risk
• Leadership
• Improvement

Hierdoor ontstaat een breder beeld van de organisatie.

Niet alleen:

“Hoe presteren we?”

Maar ook:

“Waarom presteren we zo?”

“Welke risico’s lopen we?”

“Waar ontstaan afwijkingen?”

“Wie is verantwoordelijk?”

“Welke maatregelen zijn nodig?”

“Hoe weten we of de verbetering daadwerkelijk werkt?”

Het dashboard wordt daarmee niet alleen een rapportage-instrument, maar een hulpmiddel voor managementbesluitvorming.

M3 is sectoronafhankelijk

Het M3 Integraal Management Model is opgezet als een algemeen managementraamwerk. De onderliggende managementlogica blijft hetzelfde, terwijl de concrete toepassing per organisatie en sector kan verschillen.

M3 kan bijvoorbeeld worden toegepast binnen:

• retail;
• KMO’s;
• dienstverlening;
• productie;
• non-profitorganisaties;
• zorgorganisaties;
• franchiseorganisaties;
• familiebedrijven;
• professionele organisaties.

Een retailorganisatie heeft andere processen en KPI’s dan een productiebedrijf. Een zorgorganisatie heeft andere risico’s dan een commerciële dienstverlener.

De sector verandert, maar de managementlogica van M3 blijft toepasbaar.

Van management naar aantoonbare beheersing

Goed management draait niet alleen om het behalen van resultaten.

Een organisatie moet ook inzicht hebben in de manier waarop die resultaten tot stand komen en moet waar nodig kunnen aantonen dat zij haar processen, mensen, verantwoordelijkheden en risico’s beheerst.

Daarom brengt M3 verschillende managementdisciplines samen:

Management + HR + Operations + Finance + Compliance + Risk + Governance

Deze disciplines worden niet als afzonderlijke eilanden beschouwd, maar als onderdelen van één organisatie.

Dat maakt het mogelijk om bijvoorbeeld een personeelsprobleem niet uitsluitend als HR-probleem te bekijken, maar ook te onderzoeken welke gevolgen het heeft voor:

• operationele capaciteit;
• kosten;
• kwaliteit;
• klanttevredenheid;
• continuïteit;
• compliance;
• risico’s;
• managementverantwoordelijkheid.

Hier ontstaat de meerwaarde van integraal management.

Het M3-model als managementtaal

Een belangrijk doel van M3 is het creëren van een gemeenschappelijke managementtaal.

Wanneer HR, Operations, Finance, Compliance en management ieder vanuit hun eigen perspectief werken, kunnen verschillende interpretaties van hetzelfde probleem ontstaan.

M3 biedt een gemeenschappelijk kader om dezelfde situatie vanuit verschillende invalshoeken te beoordelen.

Een managementvraagstuk kan daardoor worden besproken aan de hand van dezelfde logica:

Wat gebeurt er? → Waarom gebeurt het? → Wat zijn de gevolgen? → Wie is verantwoordelijk? → Wat moeten we verbeteren?

Dit ondersteunt betere besluitvorming en duidelijkere verantwoordelijkheden.

Het doel van M3

Het M3 Integraal Management Model heeft één centraal doel:

Organisaties helpen om beter te sturen, risico’s eerder te herkennen, verantwoordelijkheden duidelijker te maken en continu te verbeteren.

Daarmee staat M3 voor de beweging:

Van dagelijkse problemen naar structurele oplossingen.

Van losse KPI’s naar integraal inzicht.

Van reactief management naar proactieve beheersing.

Van afzonderlijke managementdisciplines naar één samenhangend raamwerk.

Van goede intenties naar aantoonbaar management.

M3 Integraal Management Model

Mens × Markt × Management

Eén model.
Eén managementtaal.
Eén integraal overzicht.

Het M3-model biedt daarmee een praktisch raamwerk om organisaties niet alleen te beoordelen op wat zij bereiken, maar ook op hoe zij worden gestuurd, welke risico’s zij beheersen en hoe zij zich continu verbeteren.

Heeft uw organisatie een managementvraagstuk?
Breng het vraagstuk in kaart vanuit Mens, Markt, Operatie, Finance, Compliance, Risk en Management. Gebruik M3 als praktisch kader voor analyse, beheersing en verbetering.