M3 LEADERSHIP

Leadership bepaalt hoe een organisatie wordt gestuurd

Een organisatie kan beschikken over goede medewerkers, sterke processen, voldoende financiële middelen en een duidelijke marktpositie. Toch kunnen resultaten achterblijven wanneer besluitvorming, verantwoordelijkheid en leiderschap onvoldoende zijn georganiseerd.

Binnen het M3 Integraal Management Model vormt Leadership daarom een centrale pijler.

Leadership gaat niet uitsluitend over de persoon aan de top van een organisatie. Het gaat over de manier waarop richting wordt gegeven, beslissingen worden genomen, verantwoordelijkheden worden verdeeld en resultaten worden opgevolgd.

De centrale vraag is:

Stuurt de organisatie op een duidelijke, verantwoorde en consistente manier naar haar doelstellingen?

De Leadership-pijler binnen M3

De M3-pijler Leadership richt zich op de manier waarop een organisatie wordt geleid, bestuurd en aangestuurd.

Daarbij staan onder meer centraal:

visie;
strategie;
besluitvorming;
verantwoordelijkheid;
bevoegdheden;
leiderschap;
governance;
communicatie;
monitoring;
verantwoording;
prestatiesturing;
cultuur;
verandering;
verbetering.

Leadership vormt daarmee de verbinding tussen strategie en uitvoering.

Een strategie heeft immers pas waarde wanneer duidelijk is:

wat moet gebeuren, wie verantwoordelijk is, welke middelen beschikbaar zijn en hoe wordt vastgesteld of het gewenste resultaat wordt bereikt.

Leadership is meer dan leidinggeven

Leiderschap wordt vaak gekoppeld aan het aansturen van medewerkers.

Binnen M3 is Leadership breder.

Het gaat ook om:

richting bepalen;
prioriteiten stellen;
beslissingen nemen;
risico’s afwegen;
verantwoordelijkheden toewijzen;
prestaties beoordelen;
afwijkingen opvolgen;
verandering organiseren;
leren van fouten.

Goed leadership zorgt ervoor dat de verschillende onderdelen van de organisatie in dezelfde richting bewegen.

1. Visie & richting

Een organisatie moet weten waar zij naartoe wil.

Leadership begint daarom met:

visie;
missie;
doelstellingen;
strategische prioriteiten;
langetermijnrichting.

De centrale vraag:

Waar wil de organisatie naartoe en waarom?

Zonder duidelijke richting kunnen afdelingen en medewerkers afzonderlijk goede beslissingen nemen die uiteindelijk niet met elkaar samenhangen.

2. Strategie

Strategie vertaalt de organisatierichting naar keuzes.

Bijvoorbeeld:

welke markten worden bediend;
welke klanten centraal staan;
waarin wordt geïnvesteerd;
welke activiteiten worden ontwikkeld;
welke risico’s worden geaccepteerd;
welke activiteiten worden afgebouwd.

M3 vraagt daarbij:

Is de strategie uitvoerbaar en sluit zij aan bij de beschikbare mensen, middelen, processen en risicoacceptatie?

Strategie mag daarom niet losstaan van de rest van het M3-model.

3. Besluitvorming

Management wordt uiteindelijk zichtbaar in beslissingen.

Een goede beslissing vraagt om:

betrouwbare informatie;
duidelijke verantwoordelijkheden;
inzicht in gevolgen;
inzicht in risico’s;
alternatieven;
bevoegdheden;
opvolging.

M3 kijkt daarom niet alleen naar wat is besloten, maar ook naar:

Welke informatie was beschikbaar?

Welke risico’s waren bekend?

Wie heeft besloten?

Welke gevolgen zijn beoordeeld?

Hoe wordt het besluit opgevolgd?

4. Verantwoordelijkheid & bevoegdheid

Een organisatie kan alleen effectief worden bestuurd wanneer duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

Daarbij horen:

verantwoordelijkheden;
bevoegdheden;
escalatielijnen;
rapportage;
toezicht;
besluitvormingsrechten.

Een belangrijk M3-principe is:

Verantwoordelijkheid en bevoegdheid moeten met elkaar in balans zijn.

Wanneer iemand verantwoordelijk wordt gehouden voor een resultaat maar onvoldoende bevoegdheden heeft om dat resultaat te beïnvloeden, ontstaat een structureel managementprobleem.

5. Prestatiesturing

Leadership moet kunnen beoordelen of de organisatie haar doelstellingen realiseert.

Daarvoor zijn onder meer nodig:

KPI’s;
doelstellingen;
dashboards;
rapportages;
voortgangsmetingen;
evaluaties.

Maar M3 waarschuwt voor een te beperkte focus op KPI’s.

Een KPI laat vaak zien:

wat er gebeurt.

Leadership moet vervolgens onderzoeken:

waarom het gebeurt en wat ermee moet worden gedaan.

6. Governance

Governance gaat over de wijze waarop verantwoordelijkheid, toezicht en besluitvorming binnen een organisatie zijn georganiseerd.

Daarbij gaat het onder meer om:

rollen;
bevoegdheden;
toezicht;
verantwoording;
interne controle;
transparantie;
besluitvorming.

Leadership en governance zijn daarom nauw met elkaar verbonden.

Een organisatie moet niet alleen besluiten nemen, maar ook kunnen aantonen wie welke beslissing heeft genomen en op basis waarvan.

De M3-vragen voor Leadership

Bij ieder managementvraagstuk stelt M3 vijf vragen.

1. Wat gebeurt er?

Welke ontwikkeling of afwijking zien we?

2. Waarom gebeurt het?

Welke organisatorische, menselijke of strategische oorzaken liggen eraan ten grondslag?

3. Wat zijn de gevolgen en risico’s?

Welke gevolgen ontstaan voor:

Mens;
Klanten & Markt;
Operatie;
Finance;
Compliance;
Risk?

4. Wie is verantwoordelijk?

Wie moet beslissen?

Wie voert uit?

Wie controleert?

5. Hoe verbeteren en beheersen we het?

Welke beslissing en welke structurele verbetering zijn noodzakelijk?

Leadership in verbinding met de andere M3-pijlers

Leadership staat bovenaan het integrale managementproces, maar functioneert niet los van de andere pijlers.

Leadershipvraagstuk	Mogelijke gevolgen
Strategische keuze	Markt, Finance & Operatie
Personeelsbeslissing	Mens & Finance
Kostenbesparing	Finance, Mens & Kwaliteit
Nieuwe markt	Klanten, Operatie & Risk
Compliancebeslissing	Compliance & Reputatie
Risicoacceptatie	Risk & Governance
Proceswijziging	Operatie & Mens
Investering	Finance, Operatie & Strategie

Daarom geldt:

Leadership is verantwoordelijk voor het verbinden van de verschillende managementperspectieven.

Voorbeeld: tegenvallende prestaties

Stel dat een organisatie haar financiële doelstellingen niet haalt.

Een beperkte benadering kan zijn:

Resultaat lager dan budget → kosten verlagen.

M3 kijkt breder.

Mens

Zijn capaciteit, opleiding en prestaties voldoende?

Klanten & Markt

Is de vraag veranderd?

Operatie

Zijn processen efficiënt?

Finance

Waar ontstaan de financiële afwijkingen?

Compliance & Risk

Zijn nieuwe risico’s ontstaan?

Leadership

Welke strategische beslissing is nodig?

De oplossing kan daardoor heel anders zijn dan alleen kostenbesparing.

Leadership & communicatie

Beslissingen hebben alleen effect wanneer ze worden begrepen en uitgevoerd.

Daarom zijn communicatie en leiderschap nauw verbonden.

Managementcommunicatie moet onder meer duidelijk maken:

wat de doelstelling is;
waarom een beslissing wordt genomen;
wat er verandert;
wie verantwoordelijk is;
welke verwachtingen bestaan;
hoe resultaten worden opgevolgd.

Onduidelijke communicatie kan leiden tot:

fouten;
weerstand;
dubbel werk;
conflicten;
verkeerde verwachtingen;
complianceproblemen.

Leadership & cultuur

Leiderschap beïnvloedt de organisatiecultuur.

Medewerkers kijken niet alleen naar formele beleidsdocumenten, maar ook naar wat management daadwerkelijk doet.

Wanneer management bijvoorbeeld:

veiligheid belangrijk noemt maar incidenten negeert;
compliance benadrukt maar regels zelf omzeilt;
kwaliteit belangrijk noemt maar uitsluitend op snelheid stuurt;

ontstaat een verschil tussen formele waarden en feitelijk gedrag.

M3 ziet leadership daarom als een belangrijke factor in de organisatiecultuur.

Leadership & integriteit

Goed leiderschap vereist verantwoord handelen.

Daarbij zijn onder meer belangrijk:

transparantie;
eerlijkheid;
verantwoordelijkheid;
aanspreekbaarheid;
belangenafweging;
voorbeeldgedrag.

Leadership betekent niet dat iedere beslissing succesvol moet zijn.

Wel dat beslissingen zorgvuldig, verantwoord en controleerbaar worden genomen.

Leadership & Risk

Leiderschap bepaalt in belangrijke mate hoe een organisatie met risico’s omgaat.

Management moet onder meer bepalen:

welke risico’s worden geaccepteerd;
welke risico’s moeten worden beperkt;
wanneer escalatie nodig is;
welke middelen beschikbaar zijn;
welke risico’s strategisch relevant zijn.

Daarom is risk management uiteindelijk ook een managementverantwoordelijkheid.

Leadership & Compliance

Compliance vereist meer dan procedures.

Management moet zorgen voor:

voldoende middelen;
duidelijke verantwoordelijkheden;
passende controles;
voorbeeldgedrag;
opvolging van incidenten;
een cultuur waarin afwijkingen bespreekbaar zijn.

Leadership bepaalt daarmee in belangrijke mate of compliance daadwerkelijk onderdeel wordt van de organisatie.

Leadership Dashboard

De Leadership-pijler kan worden vertaald naar een praktisch managementdashboard.

Mogelijke indicatoren zijn:

Strategie

strategische doelstellingen;
voortgang;
strategische projecten;
realisatie van doelstellingen.

Besluitvorming

belangrijke besluiten;
openstaande besluiten;
besluitdoorlooptijd;
opvolging.

Performance

KPI’s;
doelrealisatie;
afwijkingen;
trends.

Governance

verantwoordelijkheden;
controles;
rapportages;
escalaties.

Risk

belangrijke risico’s;
risicobereidheid;
openstaande maatregelen.

Improvement

verbeterprojecten;
gerealiseerde verbeteringen;
structurele afwijkingen.

Het doel is niet om management te overspoelen met informatie.

Het doel is:

de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar maken voor betere besluitvorming.

Van KPI naar beslissing

Een managementdashboard heeft weinig waarde wanneer informatie niet leidt tot actie.

M3 maakt daarom de verbinding:

Data → Informatie → Analyse → Beslissing → Actie → Controle → Verbetering

Bijvoorbeeld:

Klanttevredenheid daalt

↓

Analyse van klachten

↓

Oorzaak: langere wachttijden

↓

Analyse capaciteit

↓

Beslissing over planning

↓

Uitvoering

↓

Monitoring

↓

Verbetering

Zo wordt managementinformatie daadwerkelijk gebruikt voor besluitvorming.

Leadership & Change

Organisaties moeten zich voortdurend aanpassen.

Verandering kan betrekking hebben op:

strategie;
technologie;
processen;
personeelsstructuur;
producten;
regelgeving;
marktpositie.

Leadership bepaalt in belangrijke mate of verandering beheerst wordt uitgevoerd.

Een verandertraject vereist onder meer:

Doel → Analyse → Besluit → Communicatie → Implementatie → Monitoring → Evaluatie

Leadership & Improvement

Leadership eindigt niet bij het nemen van een beslissing.

Een beslissing moet worden opgevolgd.

Daarom vraagt M3:

Is de maatregel uitgevoerd?
Heeft deze het gewenste effect?
Zijn nieuwe risico’s ontstaan?
Zijn KPI’s verbeterd?
Moet worden bijgestuurd?

Hierdoor wordt leadership verbonden met continue verbetering.

De M3-managementcyclus

Leadership vormt een belangrijke motor van de M3-cyclus:

Observeren → Analyseren → Beslissen → Uitvoeren → Controleren → Verbeteren

Een goede leider hoeft niet op ieder probleem direct een antwoord te hebben.

Goed leiderschap betekent ook:

de juiste vragen stellen, de juiste informatie verzamelen, verantwoordelijkheid organiseren en op basis daarvan handelen.

Van leiderschap naar aantoonbare sturing

Een organisatie wordt sterker wanneer zij kan aantonen:

welke doelstellingen zijn vastgesteld;
wie verantwoordelijk is;
welke beslissingen zijn genomen;
welke informatie daarvoor is gebruikt;
welke risico’s zijn beoordeeld;
welke acties zijn uitgevoerd;
welke resultaten zijn bereikt;
welke verbeteringen zijn doorgevoerd.

Daarmee wordt leiderschap niet alleen een kwestie van persoonlijke kwaliteiten, maar ook van organisatiebeheersing.

Het doel van de M3-pijler Leadership

Het doel van Leadership binnen M3 is:

organisaties helpen om duidelijke richting te geven, verantwoord te beslissen, verantwoordelijkheden te organiseren en resultaten continu te monitoren en verbeteren.

Daarmee staat Leadership voor:

Richting geven.

Prioriteiten stellen.

Beslissingen nemen.

Verantwoordelijkheid organiseren.

Risico’s afwegen.

Resultaten opvolgen.

Veranderen.

Verbeteren.

Van managementvraagstuk naar integraal leiderschap

Heeft uw organisatie te maken met strategische keuzes, tegenvallende prestaties, verandertrajecten, onduidelijke verantwoordelijkheden, governancevraagstukken of complexe managementbeslissingen?

Bekijk het vraagstuk niet alleen vanuit één afdeling.

Gebruik het M3 Integraal Management Model om de gevolgen voor Mens, Klanten & Markt, Operatie, Finance, Compliance en Risk in kaart te brengen.

Start met de M3-Leadershipanalyse →

Breng het managementvraagstuk in kaart. Analyseer de beschikbare informatie. Bepaal gevolgen en risico’s. Maak verantwoordelijkheden duidelijk. Neem een onderbouwde beslissing. Monitor de uitvoering en verbeter waar nodig.

M3 – Leadership

Mens × Markt × Management

Leadership is binnen M3 de verbinding tussen richting, besluitvorming en uitvoering.

Goed leiderschap betekent niet alleen weten waar de organisatie naartoe moet, maar ook zorgen dat mensen, middelen, processen, risico’s en verantwoordelijkheden in dezelfde richting worden georganiseerd.

Van visie naar besluit.
Van besluit naar uitvoering.
Van uitvoering naar resultaat.
Van resultaat naar verbetering.