Interne onderzoeken

Zorgvuldig feiten vaststellen en risico’s beheersen

Wanneer binnen een organisatie vermoedens ontstaan van fraude, integriteitsschendingen, ongewenst gedrag of andere mogelijke overtredingen, is een zorgvuldig intern onderzoek vaak noodzakelijk. Een goed uitgevoerd onderzoek helpt om de feiten objectief vast te stellen, passende maatregelen te nemen en juridische en reputatierisico’s te beperken.

Interne onderzoeken vormen een belangrijk onderdeel van Governance, Compliance Management en risicobeheer. Zij dragen bij aan transparantie, vertrouwen en een integere organisatiecultuur.

Op Rechtsverzoek.be vindt u informatie over de juridische aandachtspunten, de fasen van een intern onderzoek en de rechten en plichten van de betrokken partijen.

Wat is een intern onderzoek?

Een intern onderzoek is een gestructureerd proces waarbij een organisatie feiten onderzoekt naar aanleiding van een melding, incident of vermoeden van een overtreding.

Het doel is niet om schuld vast te stellen, maar om zorgvuldig te beoordelen:

wat er is gebeurd;
welke feiten kunnen worden vastgesteld;
welke regelgeving mogelijk is geschonden;
welke risico’s bestaan;
welke maatregelen passend zijn.

Een objectieve en onafhankelijke aanpak is daarbij essentieel.

Wanneer is een intern onderzoek aangewezen?

Een intern onderzoek kan onder meer aan de orde zijn bij:

fraude of verduistering;
corruptie of omkoping;
belangenconflicten;
schending van de gedragscode;
meldingen via de klokkenluidersregeling;
discriminatie of intimidatie;
pesten of ongewenst gedrag;
schending van privacyregels;
datalekken;
overtredingen van interne compliancevoorschriften;
financiële onregelmatigheden.

Niet ieder incident vereist een volledig onderzoek. De aard en ernst van de melding bepalen welke aanpak passend is.

Uitgangspunten van een zorgvuldig onderzoek

Een intern onderzoek moet voldoen aan fundamentele beginselen van behoorlijk bestuur en zorgvuldig werkgeverschap. Belangrijke uitgangspunten zijn:

objectiviteit;
onafhankelijkheid;
proportionaliteit;
vertrouwelijkheid;
zorgvuldige dossiervorming;
respect voor de rechten van alle betrokkenen;
hoor en wederhoor;
naleving van privacywetgeving.

Deze uitgangspunten vergroten de betrouwbaarheid van de onderzoeksresultaten.

De verschillende fasen van een intern onderzoek

Een intern onderzoek verloopt doorgaans in verschillende stappen:

1. Ontvangst en beoordeling van de melding

De organisatie beoordeelt of een onderzoek noodzakelijk is en welke onderzoeksvragen moeten worden beantwoord.

2. Onderzoeksplan

De doelstelling, reikwijdte en onderzoeksmethode worden vastgesteld.

3. Verzamelen van informatie

Afhankelijk van de situatie kunnen documenten worden onderzocht, interviews worden afgenomen of digitale gegevens worden geanalyseerd.

4. Analyse van de feiten

De verzamelde informatie wordt objectief beoordeeld en getoetst aan wetgeving, interne regels en de beschikbare bewijsmiddelen.

5. Rapportage

De onderzoeksbevindingen worden vastgelegd in een duidelijk en zorgvuldig rapport.

6. Opvolging

Indien nodig worden corrigerende maatregelen genomen, procedures aangepast of disciplinaire stappen overwogen.

Rechten van betrokkenen

Tijdens een intern onderzoek moeten de rechten van alle betrokken personen worden gerespecteerd.

Daaronder vallen onder meer:

het recht op een zorgvuldige behandeling;
het beginsel van hoor en wederhoor;
bescherming van persoonsgegevens;
vertrouwelijkheid;
een objectieve beoordeling van de feiten.

Een intern onderzoek mag niet leiden tot een vooringenomen of oneerlijke behandeling.

Privacy en gegevensbescherming

Interne onderzoeken gaan vaak gepaard met de verwerking van persoonsgegevens. Organisaties moeten daarom voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Dit betekent onder meer dat:

alleen noodzakelijke gegevens worden verwerkt;
gegevens veilig worden opgeslagen;
de toegang tot het dossier wordt beperkt;
bewaartermijnen worden gerespecteerd;
vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.

Bij digitale onderzoeken, zoals de analyse van e-mails of logbestanden, moeten ook de regels uit het arbeidsrecht en de privacywetgeving worden nageleefd.

Interne onderzoeken en HR Compliance

Interne onderzoeken zijn een belangrijk instrument binnen HR Compliance en Compliance Management. Een organisatie doet er goed aan om:

duidelijke onderzoeksprocedures vast te leggen;
verantwoordelijkheden toe te wijzen;
onderzoekers onafhankelijk te laten werken;
meldingen zorgvuldig te documenteren;
leidinggevenden op te leiden;
periodiek de onderzoeksprocedures te evalueren.

Een professionele aanpak versterkt het vertrouwen in de organisatie en beperkt juridische risico’s.

Interne onderzoeken en de klokkenluidersregeling

Veel interne onderzoeken starten naar aanleiding van een melding via een klokkenluidersregeling. In dat geval moet de organisatie niet alleen de feiten onderzoeken, maar ook de wettelijke bescherming van de melder respecteren.

Daarbij zijn vertrouwelijkheid, onafhankelijkheid en bescherming tegen represailles essentieel.

De rol van rechtspraak

Belgische en Europese rechtspraak verduidelijken regelmatig welke eisen aan interne onderzoeken worden gesteld. Rechters beoordelen onder meer:

of het onderzoek zorgvuldig is uitgevoerd;
of privacyregels zijn nageleefd;
of hoor en wederhoor is toegepast;
of bewijsmateriaal rechtmatig is verkregen;
of disciplinaire maatregelen voldoende zijn gemotiveerd.

Een goed gedocumenteerd onderzoek vergroot de rechtszekerheid voor alle betrokken partijen.

Onze visie

Een intern onderzoek is meer dan een reactie op een incident. Het is een instrument om feiten zorgvuldig vast te stellen, risico’s te beheersen en het vertrouwen in de organisatie te behouden. Een transparante en onafhankelijke aanpak draagt bij aan een sterke governance- en compliancecultuur.

Op Rechtsverzoek.be publiceren wij toegankelijke informatie over governance, compliance, arbeidsrecht en ondernemingsrecht. Wij vertalen wetgeving en rechtspraak naar praktische inzichten die organisaties helpen interne onderzoeken professioneel en juridisch zorgvuldig uit te voeren.

Rechtsverzoek.be verstrekt algemene juridische informatie en biedt geen individueel juridisch advies.

Veelgestelde vragen

Wanneer is een intern onderzoek noodzakelijk?

Een intern onderzoek is aangewezen wanneer er een redelijk vermoeden bestaat van een overtreding van wetgeving, interne regels of de gedragscode en de feiten moeten worden vastgesteld.

Mag een werkgever e-mails onderzoeken?

Dat kan, maar alleen onder de voorwaarden van de AVG, CAO nr. 81 en andere toepasselijke regelgeving. De controle moet noodzakelijk, proportioneel en transparant zijn.

Moet een werknemer meewerken aan een intern onderzoek?

Dat hangt af van de omstandigheden en de aard van het onderzoek. Werkgevers moeten daarbij steeds de rechten van de werknemer respecteren, waaronder het recht op een eerlijke behandeling en de bescherming van persoonsgegevens.

Kan een intern onderzoek leiden tot disciplinaire maatregelen?

Ja. Wanneer uit het onderzoek blijkt dat interne regels of wettelijke verplichtingen zijn geschonden, kan de werkgever – met inachtneming van de toepasselijke arbeidsrechtelijke regels – passende maatregelen nemen.

Wettelijk kader

Interne onderzoeken raken verschillende rechtsgebieden, waaronder:

Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV);
Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG/GDPR);
Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978;
Welzijnswet van 4 augustus 1996;
Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van klokkenluiders;
CAO nr. 81 betreffende de controle op elektronische onlinecommunicatie;
relevante Belgische en Europese rechtspraak.