Mensen maken de organisatie

Geen organisatie kan functioneren zonder mensen. Medewerkers, leidinggevenden en management bepalen in belangrijke mate hoe processen worden uitgevoerd, hoe klanten worden geholpen, hoe risico’s worden beheerst en hoe resultaten worden gerealiseerd.

Binnen het M3 Integraal Management Model vormt Mens daarom één van de centrale pijlers.

Mens gaat echter verder dan HR.

Het gaat om de vraag of een organisatie beschikt over de juiste mensen, competenties, leiderschap, cultuur en werkomstandigheden om haar doelstellingen duurzaam te realiseren.

Een personeelsbeslissing heeft immers vaak gevolgen voor meerdere onderdelen van de organisatie. Een tekort aan medewerkers kan bijvoorbeeld leiden tot hogere werkdruk, lagere kwaliteit, meer fouten, hogere kosten en operationele risico’s.

Daarom kijkt M3 naar de mens in samenhang met Markt, Operatie, Finance, Compliance & Risk en Leadership & Improvement.

---

De Mens-pijler binnen M3

De Mens-pijler richt zich op de volledige relatie tussen mensen en organisatie.

Daarbij staan onder meer centraal:

• HR en personeelsbeleid;
• personeelsplanning;
• leiderschap;
• competenties;
• opleiding en ontwikkeling;
• welzijn en werkbaarheid;
• prestaties;
• motivatie en betrokkenheid;
• organisatiecultuur;
• communicatie;
• verantwoordelijkheid;
• talentontwikkeling;
• duurzame inzetbaarheid;
• opvolging en beoordeling.

De centrale vraag is:

Heeft de organisatie de juiste mensen, op de juiste plaats, met de juiste competenties en onder de juiste omstandigheden om haar doelstellingen te realiseren?

---

Mens is meer dan HR

Een traditionele benadering kan personeelsvraagstukken vooral als HR-vraagstukken beschouwen.

M3 kiest voor een bredere benadering.

Een personeelsprobleem kan bijvoorbeeld tegelijkertijd een:

HR-probleem zijn
door onvoldoende bezetting;

operationeel probleem zijn
door vertragingen of lagere productiviteit;

financieel probleem zijn
door overuren, ziekteverzuim of extra personeelskosten;

compliance-risico zijn
wanneer wettelijke verplichtingen onvoldoende worden nageleefd;

kwaliteitsprobleem zijn
wanneer medewerkers onvoldoende tijd, opleiding of middelen hebben;

strategisch probleem zijn
wanneer de organisatie onvoldoende beschikt over noodzakelijke competenties.

M3 brengt deze perspectieven samen.

---

De zes aandachtsgebieden van Mens

1. HR & personeelsbeleid

Een goed personeelsbeleid vormt de basis voor effectieve organisatiebeheersing.

Daarbij gaat het onder meer om:

• personeelsbehoefte;
• werving en selectie;
• onboarding;
• personeelsadministratie;
• arbeidsvoorwaarden;
• personeelsplanning;
• functioneren;
• beoordeling;
• uitstroom;
• opvolging.

De vraag is niet alleen hoeveel medewerkers er zijn, maar ook of de personeelsstructuur aansluit bij de behoeften van de organisatie.

---

2. Leiderschap

Leiderschap bepaalt in belangrijke mate hoe mensen binnen een organisatie functioneren.

M3 kijkt onder andere naar:

• duidelijkheid van verantwoordelijkheden;
• voorbeeldgedrag;
• besluitvorming;
• communicatie;
• feedback;
• delegeren;
• aanspreekbaarheid;
• opvolging;
• ontwikkeling van medewerkers.

Goed leiderschap betekent niet alleen beslissingen nemen.

Het betekent ook zorgen dat medewerkers weten wat van hen wordt verwacht, welke verantwoordelijkheid zij dragen en welke ruimte zij hebben om hun werk goed uit te voeren.

---

3. Competenties & ontwikkeling

Organisaties veranderen voortdurend. Daardoor veranderen ook de competenties die nodig zijn.

M3 kijkt daarom naar:

• kennis;
• vaardigheden;
• opleiding;
• ervaring;
• ontwikkeling;
• doorgroeimogelijkheden;
• toekomstige competentiebehoeften.

De centrale vraag:

Beschikt de organisatie vandaag én morgen over de competenties die nodig zijn om haar strategie uit te voeren?

Een competentietekort kan immers niet alleen een HR-probleem zijn, maar ook een operationeel of strategisch risico.

---

4. Welzijn & werkbaarheid

Mensen kunnen alleen duurzaam presteren wanneer de omstandigheden waarin zij werken voldoende beheersbaar zijn.

Binnen M3 kunnen onder meer worden bekeken:

• werkdruk;
• werkorganisatie;
• arbeidsomstandigheden;
• psychosociale factoren;
• balans tussen belasting en capaciteit;
• veiligheid;
• ondersteuning;
• betrokkenheid;
• duurzame inzetbaarheid.

Het uitgangspunt is niet dat iedere werkdruk moet worden voorkomen.

De relevante managementvraag is:

Is de belasting van medewerkers verenigbaar met de beschikbare capaciteit, middelen en verantwoordelijkheden?

---

5. Prestaties & betrokkenheid

Resultaten ontstaan door gedrag, competenties, processen en omstandigheden.

M3 kijkt daarom niet uitsluitend naar individuele prestaties, maar naar de context waarin prestaties tot stand komen.

Daarbij kunnen onder meer worden bekeken:

• doelstellingen;
• KPI’s;
• productiviteit;
• kwaliteit;
• feedback;
• betrokkenheid;
• motivatie;
• samenwerking;
• erkenning;
• ontwikkeling.

Een tegenvallend resultaat hoeft immers niet automatisch te betekenen dat een medewerker onvoldoende presteert.

Ook processen, leiderschap, middelen, opleiding of personeelsbezetting kunnen een rol spelen.

---

6. Cultuur & verantwoordelijkheid

Organisatiecultuur bepaalt mede hoe medewerkers omgaan met verantwoordelijkheid, fouten, risico’s en verbetering.

M3 besteedt daarom aandacht aan:

• integriteit;
• aanspreekbaarheid;
• samenwerking;
• transparantie;
• verantwoordelijkheid;
• leren van fouten;
• meldingsbereidheid;
• communicatie;
• verbetercultuur.

Een sterke organisatiecultuur betekent niet dat er nooit fouten worden gemaakt.

Het betekent dat problemen zichtbaar kunnen worden gemaakt, besproken en verbeterd.

---

De M3-vragen voor Mens

Bij ieder mens- en HR-vraagstuk kan M3 dezelfde vijf vragen toepassen.

1. Wat gebeurt er?

Wat is het concrete signaal?

Bijvoorbeeld:

• hoog personeelsverloop;
• toenemend ziekteverzuim;
• productiviteitsverlies;
• klachten;
• conflicten;
• personeelstekort;
• hoge werkdruk.

2. Waarom gebeurt het?

Wat zijn de onderliggende oorzaken?

Bijvoorbeeld:

• onvoldoende bezetting;
• onduidelijke verantwoordelijkheden;
• gebrekkige planning;
• onvoldoende opleiding;
• leiderschapsproblemen;
• inefficiënte processen.

3. Wat zijn de gevolgen en risico’s?

Welke gevolgen heeft het probleem?

Denk aan:

Mens → Operatie → Finance → Compliance → Markt

4. Wie is verantwoordelijk?

Welke verantwoordelijkheid ligt bij:

• medewerker;
• leidinggevende;
• HR;
• management;
• directie;
• andere betrokkenen?

5. Hoe verbeteren en beheersen we het?

Welke maatregelen zijn nodig?

Niet alleen om het actuele probleem op te lossen, maar ook om herhaling te voorkomen.

---

Mens in verbinding met de andere M3-pijlers

De kracht van M3 zit in de verbinding.

Een mensvraagstuk wordt daarom altijd bekeken in relatie tot de andere pijlers.

Hierdoor ontstaat een belangrijk inzicht:

Een personeelsprobleem is zelden uitsluitend een personeelsprobleem.

---

M3 Mens Dashboard

De Mens-pijler kan worden vertaald naar een praktisch managementdashboard.

Mogelijke indicatoren zijn:

Personeel

• personeelsbezetting;
• vacatures;
• verloop;
• retentie;
• personeelsplanning.

Prestaties

• productiviteit;
• kwaliteit;
• doelrealisatie;
• KPI’s.

Welzijn

• werkdruk;
• afwezigheid;
• signalen uit medewerkers;
• psychosociale risico’s.

Ontwikkeling

• opleidingen;
• competenties;
• doorgroei;
• ontwikkeling.

Leiderschap

• span of control;
• feedback;
• medewerkerstevredenheid;
• leiderschapsontwikkeling.

Cultuur

• betrokkenheid;
• samenwerking;
• meldingen;
• verbeterinitiatieven.

Het doel is niet om zoveel mogelijk KPI’s te verzamelen.

Het doel is om relevante informatie beschikbaar te hebben voor betere managementbeslissingen.

---

Van personeelsprobleem naar organisatieverbetering

Stel dat een organisatie een structureel personeelsprobleem constateert.

Een traditionele aanpak kan zijn:

Vacature → nieuwe medewerker zoeken → probleem opgelost.

M3 gaat verder.

Het model onderzoekt bijvoorbeeld:

Waarom ontstaat het tekort?

Is de personeelsplanning juist?

Is de werkbelasting realistisch?

Zijn processen efficiënt ingericht?

Welke gevolgen heeft het tekort voor klanten?

Welke financiële gevolgen ontstaan?

Welke compliance- of welzijnsrisico’s bestaan?

Is het probleem structureel of tijdelijk?

Wie is verantwoordelijk voor de oplossing?

Zo ontstaat een verschuiving van symptoombestrijding naar structurele verbetering.

---

Mens en compliance

Binnen M3 is compliance ook een menselijk vraagstuk.

Regels en procedures functioneren immers alleen wanneer mensen:

• weten wat van hen wordt verwacht;
• beschikken over de juiste informatie;
• voldoende competent zijn;
• verantwoordelijkheden begrijpen;
• afwijkingen kunnen melden;
• risico’s herkennen;
• worden aangestuurd en opgevolgd.

Daarom is een compliancebeleid zonder aandacht voor mensen kwetsbaar.

De vraag is niet alleen:

“Hebben we een procedure?”

Maar ook:

“Weten mensen wat zij moeten doen en kunnen zij dat daadwerkelijk uitvoeren?”

---

Mens en continu verbeteren

De Mens-pijler sluit aan op de M3-managementcyclus:

Observeren → Analyseren → Beslissen → Uitvoeren → Controleren → Verbeteren

Medewerkers zijn daarbij niet alleen onderwerp van management.

Zij zijn ook een belangrijke bron van informatie.

Medewerkers zien vaak als eerste:

• waar processen vastlopen;
• waar klanten problemen ervaren;
• waar regels niet praktisch uitvoerbaar zijn;
• waar risico’s ontstaan;
• waar verspilling optreedt;
• waar verbetering mogelijk is.

Een organisatie die deze signalen structureel verzamelt en gebruikt, beschikt over waardevolle managementinformatie.

---

Van HR naar integraal mensmanagement

Het M3-model maakt van Mens geen afzonderlijke HR-pijler.

Het maakt Mens onderdeel van het totale managementsysteem.

Daarmee ontstaat een bredere benadering:

HR → Mensen → Prestaties → Processen → Resultaten → Risico’s → Verbetering

De mens staat daarbij centraal, maar nooit los van de organisatiecontext.

---

Het doel van de M3-Mens-pijler

Het doel is niet simpelweg om medewerkers tevreden te houden of personeelskosten te beheersen.

Het doel is:

ervoor zorgen dat mensen, competenties, leiderschap, cultuur en werkomstandigheden bijdragen aan een beheerste, duurzame en effectieve organisatie.

Daarmee staat M3 Mens voor:

De juiste mensen.

De juiste competenties.

De juiste verantwoordelijkheid.

De juiste omstandigheden.

De juiste ondersteuning.

De juiste ontwikkeling.

En uiteindelijk:

Mensen die in staat zijn om samen de organisatiedoelstellingen duurzaam te realiseren.

---

Van mensvraagstuk naar integrale analyse

Heeft uw organisatie een vraagstuk rond personeel, leiderschap, werkdruk, prestaties, cultuur of competenties?

Bekijk het vraagstuk niet alleen vanuit HR.

Gebruik het M3 Integraal Management Model om ook de gevolgen voor Operatie, Finance, Markt, Compliance, Risk en Governance in kaart te brengen.

Start met de M3-Mens-analyse →

Breng het probleem in kaart. Analyseer de oorzaken. Bepaal de risico’s. Maak verantwoordelijkheden duidelijk. Formuleer concrete verbetermaatregelen.