INTERN ONDERZOEKEN
Zorgvuldig feiten vaststellen
Wanneer signalen van mogelijke onregelmatigheden, integriteitsschendingen of overtredingen van wet- en regelgeving ontstaan, is een zorgvuldig intern onderzoek vaak noodzakelijk. Een goed uitgevoerd onderzoek helpt organisaties om feiten vast te stellen, risico’s te beperken en passende maatregelen te nemen.
Een intern onderzoek is geen doel op zich, maar een middel om transparantie, integriteit en goed bestuur te bevorderen.
Wat is een intern onderzoek?
Een intern onderzoek is een gestructureerd proces waarbij een organisatie mogelijke overtredingen, incidenten of ongewenst gedrag onderzoekt. Het doel is om op basis van objectieve feiten vast te stellen wat er is gebeurd, welke regels mogelijk zijn geschonden en welke vervolgstappen passend zijn.
Een onderzoek moet steeds zorgvuldig, proportioneel en met respect voor de rechten van alle betrokkenen worden uitgevoerd.
Wanneer is een intern onderzoek aangewezen?
Een intern onderzoek kan onder meer aan de orde zijn bij:
- vermoedens van fraude of verduistering;
- schendingen van interne gedragscodes;
- belangenconflicten;
- pesten, discriminatie of grensoverschrijdend gedrag;
- ongewenste omgangsvormen op de werkvloer;
- schendingen van privacy- of informatiebeveiligingsregels;
- overtredingen van arbeidsrechtelijke verplichtingen;
- meldingen via een klokkenluidersregeling;
- mogelijke integriteitsschendingen.
Niet iedere melding vereist een volledig onderzoek. De aard en ernst van de melding bepalen welke aanpak passend is.
Uitgangspunten van een zorgvuldig onderzoek
Een professioneel intern onderzoek steunt op enkele fundamentele beginselen.
Onafhankelijkheid
De personen die het onderzoek uitvoeren, moeten zoveel mogelijk onafhankelijk en onbevooroordeeld handelen.
Objectiviteit
Conclusies worden gebaseerd op verifieerbare feiten en bewijs, niet op vermoedens of aannames.
Vertrouwelijkheid
Gegevens worden uitsluitend gedeeld met personen die deze nodig hebben voor het onderzoek. Hierbij moet rekening worden gehouden met de privacywetgeving (AVG/GDPR).
Hoor en wederhoor
Betrokkenen moeten de gelegenheid krijgen om hun visie op de feiten te geven voordat conclusies worden getrokken.
Proportionaliteit
Onderzoeksmaatregelen moeten passend zijn in verhouding tot de aard en ernst van de vermoedelijke overtreding.
De fasen van een intern onderzoek
Hoewel ieder onderzoek maatwerk is, bestaat een zorgvuldig onderzoeksproces doorgaans uit de volgende stappen:
- Ontvangst en eerste beoordeling van de melding.
- Afbakening van de onderzoeksvraag.
- Opstellen van een onderzoeksplan.
- Verzamelen en veiligstellen van relevante informatie.
- Gesprekken met betrokkenen en eventuele getuigen.
- Analyse en beoordeling van de feiten.
- Rapportage van de bevindingen.
- Besluitvorming en eventuele verbetermaatregelen.
Intern onderzoek binnen HR
Binnen Human Resources kunnen interne onderzoeken betrekking hebben op onderwerpen zoals:
- schendingen van arbeidsreglementen;
- ongewenst gedrag of psychosociale risico’s;
- discriminatie en gelijke behandeling;
- integriteitsschendingen;
- misbruik van bedrijfsmiddelen;
- ziekteverzuim en mogelijke fraude;
- vertrouwelijke bedrijfsinformatie;
- naleving van interne HR-procedures.
Een zorgvuldige aanpak beschermt zowel de belangen van de organisatie als de rechten van werknemers.
Intern onderzoek en compliance
Een effectief complianceprogramma omvat ook duidelijke procedures voor het melden en onderzoeken van mogelijke overtredingen. Interne onderzoeken leveren waardevolle inzichten op waarmee organisaties:
- structurele risico’s kunnen identificeren;
- interne processen kunnen verbeteren;
- herhaling van incidenten kunnen voorkomen;
- de naleving van wet- en regelgeving kunnen versterken;
- het vertrouwen in de organisatie kunnen vergroten.
Daarmee vormen interne onderzoeken een belangrijk onderdeel van goed bestuur en risicobeheer.
Juridische aandachtspunten
Bij een intern onderzoek moet rekening worden gehouden met verschillende rechtsgebieden, waaronder:
- arbeidsrecht;
- privacywetgeving (AVG/GDPR);
- welzijnswetgeving;
- de bescherming van klokkenluiders;
- het recht op een eerlijke behandeling;
- vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
Een onzorgvuldig uitgevoerd onderzoek kan leiden tot juridische procedures of aantasting van het vertrouwen binnen de organisatie.
Onze visie
Een zorgvuldig intern onderzoek draait niet alleen om het vaststellen van feiten, maar ook om het versterken van de organisatie. Door transparant, objectief en respectvol te handelen, kunnen organisaties leren van incidenten en hun governance- en compliancebeleid verbeteren.
Op Rechtsverzoek.be publiceren wij artikelen en analyses over interne onderzoeken, arbeidsrecht, HR Compliance, governance en risicobeheer. Zo bieden wij praktische inzichten in de juridische en organisatorische aspecten van zorgvuldig onderzoek.
Rechtsverzoek.be verstrekt algemene juridische informatie en biedt geen individueel juridisch advies of onderzoeksdiensten.
Veelgestelde vragen
Wat is het doel van een intern onderzoek?
Het doel is om objectief vast te stellen wat er is gebeurd, welke regels mogelijk zijn overtreden en welke maatregelen passend zijn.
Mag een werkgever altijd een intern onderzoek starten?
Een werkgever kan een intern onderzoek instellen wanneer daar een redelijke aanleiding voor bestaat. Daarbij moeten de beginselen van proportionaliteit, privacy, zorgvuldigheid en goed werkgeverschap worden gerespecteerd.
Moet een werknemer meewerken aan een intern onderzoek?
Dat hangt af van de omstandigheden en de toepasselijke regelgeving of interne procedures. Werkgevers en werknemers hebben beide rechten en verplichtingen tijdens een onderzoek, waaronder het recht op een zorgvuldige en eerlijke behandeling.